Grupo Interno de Trabajo Gestión Administrativa

Funciones generales:

- Coordinar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con la adquisición, almacenamiento y suministro de los elementos, materiales y equipo que requieran las diferentes dependencias del Departamento.

- Elaborar los planes anuales de compras y de servicios de acuerdo con los requerimientos efectuados por las dependencias del Departamento.

- Organizar y controlar la prestación de los servicios de correspondencia, mensajería, fotocopiado, publicaciones y suscripciones.

- Coordinar y controlar la prestación de los servicios generales de mantenimiento, vigilancia, aseo, cafetería y demás que se requieran para el correcto funcionamiento del Departamento.

- Elaborar y controlar los inventarios de elementos devolutivos y de consumo, realizando las altas, bajas, traslados y reintegros de elementos, presentando mensualmente la cuenta de almacén al grupo de gestión financiera y presupuestal para los respectivos registros.

- Llevar el registro, custodia e inventario de los documentos de propiedad y/o responsabilidad de los bienes inmuebles de propiedad del Departamento.

- Elaborar el programa general de seguros para el Departamento y realizar los trámites necesarios para la expedición, renovación, modificación, cancelación y presentación de las reclamaciones por siniestro de las respectivas compañías aseguradoras.

- Realizar la liquidación y pago anual de impuestos predial y de vehículos.

- Planear, organizar y coordinar las actividades relacionadas con el mantenimiento de la sede del Departamento.

- Efectuar la coordinación con las agencias de viajes, para el suministro de tiquetes, llevar los controles y realizar su legalización.

- Coordinar el cumplimiento de la gestión documental de conformidad con las normas vigentes.

- Planear, proponer y coordinar las actividades del archivo central del Departamento y verificar su ejecución.

- Asesorar a las dependencias en el manejo y organización de la documentación de archivos y de las tablas de retención documental.

- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas.

- Las demás requeridas para el logro de los objetivos de la Entidad.

Contacto: wrincon@mindeporte.gov.co